Een team dat groeit, een afdeling die juist krimpt, of meer mensen die vanuit huis werken: allemaal redenen waarom de kantoorruimte van een bedrijf op een gegeven moment niet meer klopt met de werkelijkheid. De eerste gedachte is vaak verhuizen naar een groter of kleiner pand. Maar dat is een ingrijpende en dure stap, terwijl het probleem lang niet altijd bij het pand zelf ligt. Vaak is het de indeling die niet meer aansluit op hoe er nu gewerkt wordt.
Groei en krimp zijn zelden voorspelbaar
Bedrijven die een paar jaar geleden hun kantoor inrichtten, deden dat op basis van de situatie van dat moment. Sindsdien is er in veel organisaties het nodige veranderd: meer flexwerk, andere teamgroottes, nieuwe manier van samenwerken. Een kantoor dat is ingericht met vaste, gemetselde wanden is daardoor lastig aan te passen. Elke verandering in personeelsbestand of werkwijze betekent dan al snel een verbouwing met sloopwerk, stof en weken overlast.
Dat is precies waarom steeds meer bedrijven bij een volgende verhuizing of renovatie kiezen voor een indeling die zich makkelijker laat aanpassen. Denk aan verplaatsbare wanden in plaats van vaste scheidingswanden, of een kantoorvloer die in delen kan worden opgesplitst zodra een team groeit of juist samengevoegd wordt met een ander team. Zo’n aanpak voorkomt dat je over drie jaar weer met een aannemer om tafel moet.
Wat komt er praktisch bij kijken
Voordat een bedrijf besluit te verhuizen, is het verstandig om eerst te kijken wat er met de huidige ruimte mogelijk is. Een paar vragen die daarbij helpen:
Hoeveel vierkante meter wordt er op dit moment daadwerkelijk gebruikt, en hoeveel staat structureel leeg door hybride werken? Is de indeling van vergaderruimtes, werkplekken en stille ruimtes nog logisch, of is die ontstaan uit een oude situatie die inmiddels achterhaald is? En hoe snel moet een eventuele aanpassing gerealiseerd kunnen worden: kan een verbouwing wachten tot een rustige periode, of moet het bedrijf tijdens de aanpassing gewoon door blijven werken?
Op al die vragen bestaan oplossingen die niet meteen een volledige verhuizing vereisen. Vaak zit het antwoord niet in meer vierkante meters, maar in een indeling die meebeweegt met de organisatie: ruimtes die zich laten splitsen of juist samenvoegen, afhankelijk van hoeveel mensen er op een gegeven moment werken. Voor bedrijven die overwegen om hun bestaande kantoor anders in te delen in plaats van te verhuizen, kan een partij als Intermontage uitkomst bieden: een specialist in systeemwanden en flexibele kantoorindelingen die ruimtes kan aanpassen zonder dat het hele pand op de schop hoeft.
Akoestiek is vaak de onderschatte factor
Een punt dat bij het heroverwegen van een kantoorindeling vaak wordt vergeten, is geluid. Meer flexplekken en minder vaste kamers klinkt logisch voor de ruimte-efficiëntie, maar zonder een goede akoestische oplossing levert dat al snel een rumoerig kantoor op waar geconcentreerd werken lastig wordt. Akoestische wanden en plafondpanelen zijn dan ook geen overbodige luxe, maar een onderdeel van een indeling die daadwerkelijk werkt voor de mensen die er dagelijks zitten.
Voor kleinere bedrijven die geen budget hebben voor een grote verbouwing, is het de moeite waard om te kijken naar losse, verplaatsbare oplossingen zoals mobiele paneelwanden. Die kunnen op momenten dat het nodig is een extra vergaderplek creëren, en op andere momenten weer worden weggeschoven zodra er meer open werkruimte nodig is. Zo’n tussenoplossing kost weinig tijd om te realiseren en geeft meteen een idee van hoe een flexibelere indeling in de praktijk bevalt, voordat er een grotere beslissing wordt genomen.
Eerst kijken, dan pas beslissen
De conclusie dat een kantoor niet meer past bij het bedrijf, wordt vaak te snel vertaald naar de conclusie dat er verhuisd moet worden. Terwijl een goed gesprek over de huidige indeling, het daadwerkelijke ruimtegebruik en de flexibiliteit die nodig is voor de komende jaren, regelmatig laat zien dat de bestaande locatie nog prima kan voldoen. Een verbouwing met flexibele wanden is in de meeste gevallen sneller te realiseren, minder kostbaar en minder ingrijpend voor de dagelijkse bedrijfsvoering dan een volledige verhuizing. Wie voor een grote beslissing staat over de huisvesting van het bedrijf, doet er daarom goed aan om eerst de huidige ruimte kritisch te bekijken voordat de verhuisdozen tevoorschijn komen.
