Sinds dit voorjaar mogen werkgevers 25 in plaats van 23 cent per kilometer onbelast vergoeden, en dat met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Het kabinet regelde de verhoging vooruitlopend op het Belastingplan 2027 met een beleidsbesluit, zodat niemand tot volgend jaar hoeft te wachten. Op papier is dat een meevaller voor iedereen die dagelijks naar kantoor rijdt. Op de financiële administratie van veel bedrijven leverde het een andere vraag op: hoeveel kilometer heeft iedereen sinds januari eigenlijk gereden, en op welke dagen?
Terugwerkende kracht is geen automatische nabetaling
Of een bedrijf de twee cent moet nabetalen, hangt af van wat er is afgesproken. Staat in de arbeidsvoorwaarden dat het fiscale maximum wordt vergoed, dan ligt een nabetaling voor de hand en is die soms verplicht. Is een vast bedrag per kilometer afgesproken, dan is er meer ruimte om te kiezen. In beide gevallen begint het rekenwerk pas daarna. Vaste reiskostenvergoedingen moeten worden herrekend en eerdere aangiften loonheffingen aangepast, en dat allemaal per medewerker.
Dat lukt alleen als bekend is wie wanneer heeft gereisd. Daar wringt het, want in veel bedrijven van twintig tot vijftig mensen bestaat die kennis uit een vast maandbedrag dat in 2019 is vastgesteld, toen iedereen nog vijf dagen op kantoor zat. De medewerker die inmiddels twee dagen thuiswerkt, krijgt nog altijd hetzelfde bedrag. Wie dan met terugwerkende kracht gaat bijbetalen, betaalt bij op een getal dat al niet meer klopte.
Eén dag, één vergoeding
Hybride werken heeft de spelregels sinds 2022 ingewikkelder gemaakt dan ze klinken. Voor een thuiswerkdag mag een werkgever in 2026 maximaal 2,45 euro onbelast vergoeden, voor een kantoordag de kilometers. Maar nooit beide op dezelfde dag, ook niet als iemand ’s ochtends thuis begint en ’s middags naar kantoor rijdt. Een vaste reiskostenvergoeding mag alleen als een medewerker minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, en bij deeltijd of vaste thuiswerkdagen wordt dat aantal naar rato lager.
Elke regel op zich is te volgen. Bij elkaar vragen ze om een administratie die per dag weet waar iemand werkte, en dat is precies wat een vast maandbedrag niet bijhoudt. Wie medewerkers hun ritten en bonnen in een declaratie tool laat indienen, met de werklocatie van die dag erbij, heeft de twee cent van dit jaar in een middag terugberekend. Wie het uit agenda’s en herinneringen moet reconstrueren, is daar in december nog mee bezig.
Wie het geld voorschiet
Er is nog een reden om declaraties serieuzer te nemen dan als bijzaak van de boekhouding. Het is het enige proces in een bedrijf waarbij de medewerker geld leent aan de werkgever. De lunch met een klant van 38 euro, het parkeerkaartje, de treinreis naar een cursus: iemand heeft dat uit eigen zak betaald en wacht tot het terugkomt. Zolang dat wachten twee weken duurt, merkt niemand er iets van. Duurt het drie maanden omdat het bonnetje in een jaszak zat en de goedkeuring bij een manager op vakantie lag, dan zegt dat meer over het werkgeverschap dan de fruitmand op de afdeling.
Een declaratie die binnen de maand is uitbetaald, is een arbeidsvoorwaarde die niets kost. Daar mag een bedrijf best strenger op zijn dan op de vraag of de koffie bij de klant wel zakelijk was.
Wat de twee cent blootleggen
De verhoging zelf is klein. Voor iemand die veertig kilometer heen en terug rijdt, gaat het om tachtig cent per kantoordag, bij drie kantoordagen per week zo’n 120 euro over heel 2026. Het interessante is wat de verhoging blootlegt: welke bedrijven het op de kilometer kunnen uitrekenen en welke met een schatting moeten werken. Grotere organisaties hebben daar een salarisadministratie voor. Kleinere bedrijven leggen het bij hun boekhouder of bij een partner zoals HoorayHR, die declaraties en kilometers per werkdag bij elkaar houdt en het resultaat doorzet naar het boekhoudpakket. Het uitgangspunt is in beide gevallen hetzelfde. De regels voor onkosten veranderen tegenwoordig ook halverwege het jaar, en met een administratie die pas in december klopt, ben je dan te laat.
